(趣旨)

第1条　この要領は、雄武町処務規程(昭和25年規程第2号。以下「処務規程」という。)及び雄武町文書編纂保存規程(平成6年規程第7号)に定めるもののほか、国又は地方公共団体間等における電子文書の送受信等について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この要領において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(認証)

第3条　真正性、原本性を厳密に確保すべき電磁的記録を送受信する場合は、地方公共団体組織認証基盤等の信頼できる電子認証機関による電子認証を行う。電子認証には、電子署名及び電子証明書を用いる。

(取扱区分)

第4条　電気通信回線による電磁的記録の送受信は下記の区分により行う。ただし、総務課長が適切と認めたものについてはこの限りでない。

(秘密鍵記録媒体の管理)

第5条　電子文書交換システムにおいて用いる秘密鍵記録媒体(以下「ICカード」という。)は、各主管課長等が管理する。

(受信)

第6条　電子文書交換システムにより受信された電磁的記録は、各主幹課等が所定のICカードを用いて収受し、当該システムにおいて定められた次に掲げるところにより処理する。

(電磁的記録の信頼性)

第7条　電子文書交換システムにより送受信された電磁的記録など、第3条に定める適切な電子認証を経た電磁的記録は、その真正性、原本性が確保されたものとみなす。

(記号及び番号等)

第8条　電磁的記録に付す記号及び番号、書式等は、電子文書交換システム等で定められたものがある場合は、その様式等を使用する。

(収受日)

第9条　電気通信回線により送信された電磁的記録の収受日は、他の法令に特段の定めがある場合を除き、原則として受信側がアクセスできるシステムに入った日とする。ただし、正規の勤務時間外に送信されたもので軽易なものについては、翌勤務日に収受することができる。

(受信状況の確認)

第10条　主管課等は、定期的に電気通信回線による電磁的記録の受信状況を確認しなければならない。

(電子署名)

第11条　電子文書交換システムを利用した電磁的記録の送信及びその真正性・原本性を確保すべき電磁的記録を電気通信回線により送信する場合は、適正に登録、管理された電子署名を付すことで公印の押印に代えることができる。

(送信)

第12条　主管課等において、電子文書交換システムによる電磁的記録の送信を行う場合には、起案、決裁後に、所定のICカードを用いて電子署名の埋め込み及び電子証明書の添付等、当該システムにおいて定められた処理を行った後、電子的に行う。なお、あらかじめ設定された文書型定義の要素以外の「別添」や「参考資料」等については、添付ファイルとして送信する。

(発信日)

第13条　電気通信回線により送信する電磁的記録の施行日(発信日)は、実際に当該電磁的記録を発信した日とする。

(電磁的記録の保存管理)

第14条　送受信された電磁的記録は、主管課等において適切に管理する。

(文書廃棄の方法)

第15条　廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものは、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。

(電子メールの利用)

第16条　公印の押印を省略できる文書については、LGWANの電子メール機能を用いた電子メール及び契約によりプロバイダーの提供する回線を利用したインターネット等で運用される一般の電子メール等を利用することができる。

(その他)

第17条　この要領に定めのない事項については、総務課長が別に定める。