(趣旨)

第1条　文書の編さん保存については、別に定めがあるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(文書の意義)

第2条　この規程において「文書」とは、完結した文書及び帳簿をいう。

(文書の保存年限)

第3条　文書は、次の4種の保存年限に区分して書庫に保存しなければならない。

(第1種)

第4条　第1種に属するものは、次のとおりである。

(第2種)

第5条　第2種に属するものは、次のとおりである。

(第3種)

第6条　第3種に属するものは、次のとおりである。

(第4種)

第7条　第4種に属するものは、次のとおりである。

(編さん成冊の方法)

第8条　完結文書は、主管課において次の各号によって編さんし、成冊しなければならない。

(官報、公報の編さん成冊方法)

第9条　官報は1月分を、公報は1年分を発行の日付番号の順序によって編さん成冊としなければならない。

(文書の引継)

第10条　主管課において編さんを終わった文書は、文書引継目録(様式第4号)2通を作成し、暦年によるものは翌年2月末日、会計年度によるものは同7月末日までに総務課に引継がなければならない。

(文書の査閲)

第11条　総務課において前条により文書の引継を受けたときは、編さん種別、保存年限及び内容区分等の可否を審査し、その訂正又は整備の必要を認めたものについては、主管課に補修させなければならない。

(保存)

第12条　総務課において第10条の規定により文書の引継ぎを受けたときは、前条の規定による審査をしたうえ、整備されていると認めたものについては文書保存台帳(様式第5号)に登録し、書庫に収蔵しなければならない。

(機密文書の保存)

第13条　秘密に属する文書は町長の承認を受け、主管課において前条の規定に準じて保存しなければならない。

(収蔵文書の借覧)

第14条　収蔵文書は、職員のほか借覧することができない。ただし、町長の許可を得たときは、この限りでない。

(借覧方法)

第15条　執務上収蔵文書を借覧しようとする者は、総務課長の許可を受けなければならない。

(持出又は転貸)

第16条　借覧文書は、町長の許可を受けなければ庁外に持ち出し、又は他に転貸することはできない。

(借覧文書の抜取り、追補、訂正の禁止)

第17条　借覧文書は、抜取り又は追補若しくは訂正することができない。ただし、町長の承認を受けたものについては、この限りでない。

(き損又は紛失)

第18条　借覧文書を紛失又はき損したときは、遅滞なく主管課長の証印ある始末書を総務課長に提出しなければならない。

(借覧拒絶)

第19条　総務課長は、必要があると認めたときは一時借覧を拒絶し、又は期間内であっても返還を命ずることができる。

(廃棄)

第20条　保存年限の満了した文書は、総務課において文書廃棄簿(様式第6号)を作成し、関係課に合議のうえ廃棄の手続きをとらなければならない。

(書庫の管理)

第21条　書庫は、総務課が管理する。

(入庫者の制限)

第22条　書庫には、職員以外の者は立ち入ってはならない。ただし、町長の許可を受けた者は、職員立会いの下に書庫に入ることができる。

(書庫のかぎ)

第23条　書庫のかぎは、総務課長が保管する。