この要領は、届書を持参した者に対する本人確認及び届出人に対する通知をすることによって、第三者による虚偽の届出を抑止し、戸籍に不実の記載がされるのを未然に防ぎ戸籍の記載の正確性を期することを目的とする。

第2　対象とする届出の種類

創設的届出のうち、婚姻届、離婚届、養子縁組届及び養子離縁届を対象とするものとする。ただし、戸籍法第38条第2項の規定により、届書に裁判の謄本を添付するものとされている届出については、対象外とする。

第3　本人確認の対象者

届書を持参した者を対象とする。

第4　本人確認の方法

1　届書を持参した者の顔写真が貼付されている、官公署の発行した証明書の提示を求めるものとする。

2　届出人から証明書が提示されたときは、当該証明書に記載された住所及び氏名を届書に記載された住所及び氏名と対比し、それらが同一であることを確認するとともに、届出人が当該証明書に貼付された顔写真の人物と同一人であることの確認を行うものとする。

3　使者から証明書が提示されたときは、使者が当該証明書に貼付された顔写真の人物と同一人であることを確認するものとする。

4　1から3までの確認の結果、当該届書が偽造されたものである疑いがあると認められる場合には、その受否について旭川地方法務局紋別支局長に照会するものとする。

5　4の照会に対して、不受理の指示を受けた場合において、犯罪の嫌疑があるときは、告発に努めるものとする。

第5　執務時間外の届出に対する本人確認

執務時間外の届出については、本人確認は行わないものとし、届書を受領する当直(委託警備員)は、届書の引き継ぎを行うものとする。

第6　届出人に対する通知

1　当該届書に係る届出人のすべてについて本人確認ができたとき又は第4の4により旭川地方法務局紋別支局長に対し受否の照会をしたときを除き、届出の受理決定後、次の各号の区別に従い、当該各号に掲げる者に対し、様式第1号により通知をするものとする。

(1)　第5により本人確認の取扱いをしないとき、当該届書に係る届出人のすべてについて本人確認ができなかったとき、当該届書を持参した者が使者であったとき、又は郵送等により当該届書が提出されたときは、当該届書に係る届出人のすべてに通知する。

(2)　当該届書を持参した者が届出人であった場合において、当該届書に係る届出人の一部について本人確認ができたとき、本人確認ができなかった届出人のすべてに通知する。

2　通知の方法

(1)　宛先と宛名

ア　宛先は、届出人の住民基本台帳又は戸籍の附票上の住所とするものとする。届出人の本籍又は住所が当町にない場合は、本籍地市区町村長に届出人の戸籍の附票上の住所を確認して通知するものとする。届出日と同日以後に住所の変更がされている場合には、変更前の住所を宛先とするものとする。

イ　届出により氏が変更となる者についての宛名は、変更前の氏とするものとする。

(2)　返送された場合の処理

宛先不明等により返送された通知は、再送することなく年度単位で調整し、当該年度の翌年から2年間保管するものとする。

第7　本人確認及び通知に関する事項の届書への記載

1　届書の欄外に、届出人又は使者の別、本人確認及び通知の有無、本人確認資料の種類等を記載するものとする。

2　他の市区町村長に送付する届書の謄本についても、1の内容を明らかにするものとする。

第8　確認台帳

1　本人確認及び通知の経緯を明らかにするため、様式第2号により確認台帳を作成し、本人確認及び通知の有無等(届書を持参した者が使者であるときは、提示された証明書に記載された住所及び氏名を含む。)を記録するものとする。

2　確認台帳は、年度単位で調整し、当該年度の翌年から2年間保管するものとする。

第9　実施時期

本要領による取扱いは、平成15年12月1日から実施する。

附則(平成19年12月14日要領第2号)